Dokumen legal dapat dengan mudah dijumpai pada saat akan membuat kesepakatan, termasuk bagi pekerja freelance seperti penulis lepas, sebelum pekerjaan dimulai, sedikit banyak ada aturan main yang perlu disepakati bersama. Sehingga setidaknya kita perlu memahami apa itu dokumen legal.
Apalagi dalam suatu lembaga usaha, tidak terkecuali usaha yang bergerak di bidang industri kreatif, dokumen seperti Berita Acara, Non Disclosure Agreement (NDA), maupun Scope of Work atau Kontrak Kerja, sangat sulit dipisahkan dari kegiatan usaha tersebut. Sehingga mau tidak mau para pelaku usaha perlu setidaknya mengetahui esensi dokumen legal itu sendiri.
Setiap usaha yang melibatkan lebih dari satu pihak, akan diawali dengan kesepakatan antara pihak-pihak terkait. Agar tidak membuka peluang timbulnya kesalah pahaman antar pelakunya, yang mana kesepakatan tersebut perlu dituangkan dalam bentuk tertulis atau yang biasa disebut sebagai dokumen legal.
Hal tersebutlah yang menjadi salah satu faktor mengapa kehadiran dokumen legal akan selalu dibutuhkan pada setiap usaha terlepas dari bidang usaha apapun yang mereka tekuni. Namun sering terjadi pada usaha di bidang industri kreatif, banyak pelakunya seolah-olah kurang memperhatikan dokumen legal atau menghindarinya.
Entah apa yang menyebabkan fenomena tersebut di atas, apakah dokumen legal ini dianggap masalah non teknis atau karena sudah ada bagian tersendiri yang menanganinya, kebanyakan staf teknis seolah-olah menghindar untuk berurusan dengan dokumen legal. Padahal keberadaan dokumen ini tidak dapat dipisahkan dari lingkup suatu pekerjaan atau project yang akan dilakukan.
Sehingga, walaupun tidak disukai, bagaimanapun juga apapun keahlian yang kita miliki, kita perlu mengetahui hal-hal yang berhubungan dalam penyusunan sebuah dokumen legal.
Hal-Hal yang Perlu Diperhatikan Dari Dokumen Legal
Walaupun pada tiap perusahaan sudah ada bagian legal yang biasa menangani hal-hal yang berurusan dengan dokumen legal, namun pada umumnya legal staf yang berada pada bagian tersebut tidak memahami hal-hal yang berhubungan dengan teknis pekerjaan. Sehingga dalam hal ini bagian teknis terkait perlu berkolaborasi dengan legal man untuk menghasilkan sebuah dokumen legal yang berkualitas.
Misalnya, dalam penyusunan sebuah kontrak kerja pada sebuah industri kreatif, pada umumnya bagian legal tugasnya mereview kesepakatan yang disusun dan memberikan masukan-masukan terhadap kesepakatan tersebut. Hal ini berjalan seperti demikian karena, kebanyakan legal staf tidak mengerti tentang detail teknis ruang lingkup pekerjaan yang perlu dilakukan. Namun mereka lebih mengerti peluang-peluang pelanggaran hukum yang akan terjadi, dan memberikan masukan-masukan untuk mengantisipasinya, dari naskah kesepakatan tersebut, sebelum dijadikan sebuah kontrak kerja.
Dari situ bisa kita lihat kualitas sebuah dokumen legal dapat diukur dari sejauh mana efektifitas perjanjian yang tertulis di dalamnya dalam mengantisipasi peluang timbulnya masalah maupun dalam menyelesaikan permasalahan yang timbul antara pihak-pihak yang telah bersepakat.
Untuk itu, selain diperlukan kerja sama antara bagian teknis dengan bagian legal, ada poin-poin yang perlu dicermati pada saat menyusun sebuah dokumen legal, yaitu :
1. Identitas Pelaku Kesepakatan
Agar sebuah kesepakatan dapat memiliki kekuatan hukum bagi pelakunya, maka identitas pihak-pihak yang bersepakat, harus dinyatakan dengan jelas dalam sebuah dokumen legal, dan dapat dipertanggung jawabkan kebenarannya.
2. Ruang Lingkup Pekerjaan
Ruang lingkup pekerjaan biasanya membahas dengan jelas hal-hal apa saja yang akan menjadi kesepakatan antara pemberi kerja (owner) dengan pihak penerima kerja (pekerja, konsultan, dll), dengan demikian pihak penerima kerja dapat menyelesaikan pekerjaannya sesuai yang diinginkan oleh pihak pemberi kerja.
3. Tanggung Jawab dan Kewajiban
Dalam setiap kesepakatan masing-masing pihak memiliki tanggung jawab yang perlu dilaksanakan dalam rangka memenuhi kewajibannya masing-masing. Misalnya pihak pemberi kerja berkewajiban menyediakan informasi terkait pekerjaan yang dibutuhkan oleh pihak penerima kerja, sedangkan pihak penerima kerja berkewajiban menjaga kerahasiaan inforrmasi-informasi yang dibagikan kepadanya.
4. Penalti
Penalti merupakan kompensasi atas kelalaian yang dilakukan oleh salah satu pihak dalam melakukan tanggung jawabnya maupun dalam memenuhi kewajibannya. Misalnya keterlambatan dalam penyelesaian pekerjaan. Dalam hal ini, harus tertera dengan jelas nilai maksimumnya dan kondisi yang dapat mengakibatkan timbulnya penalti. Dengan demikian dari pihak-pihak yang telah bersepakat, tidak dapat memutuskan secara sepihak untuk menuntut adanya kompensasi.
5. Hak Kepemilikan
Pada pasal ini pihak yang bersepakat perlu menjelaskan sedetail mungkin tentang kepemilikan dari hasil pekerjaan yang dilakukan, karena dewasa ini Hak Kekayaan Intelektual (HAKI) tidak dapat diabaikan dalam pelaksanaannya.
6. Penyelesaian Pekerjaan
Penyelesaian pekerjaan merupakan pasal yang menerangkan dengan jelas kondisi apa saja yang perlu dipenuhi oleh pihak-pihak yang melakukan kesepakatan sebelum pekerjaan maupun kontrak dapat dinyatakan selesai.
Setebal apapun sebuah dokumen legal, pastikan jika poin-poin tersebut di atas sudah terdapat dalam setiap bagian maupun pasal yang tertera di dalamnya. Dengan demikian kontrak maupun kesepakatan yang dibuat, dapat menjadi sebuah momen yang saling menguntungkan bagi pihak-pihak yang terkait.
